לכל תפקיד סמכות ותוצר משלו.

המשרד מפרסם סוגי עוסקים ובהם קבלנים, עובדים אחראים, מפקחים וסוקרים, וכן מידע על מעבדות ודוגמים. התפקידים הנדרשים נקבעים לפי העבודה ותנאי האישור.

לכל תפקיד בדקו שם, מספר, סוג ותוקף במקור הממשלתי המתאים. בקשה, קורס, כרטיס ביקור או עבודה קודמת אינם תחליף לרישיון פעיל.

שאלו מי מספק סקר, מי מגיש, מי אחראי לביצוע, מי מפקח אם נדרש, מי מספק תוצאות מעבדה ומי מגיש דוח מסכם. אין להסיק שאותו אדם חייב או רשאי לבצע הכול.

תעדו מי מעסיק כל גורם ומי משלם לו, ומה קורה במחלוקת או פער. בדיקת קבלן ומסמכי סיום צריכות לשקף את החלוקה בפועל.